1. ¿Qué son las operaciones vinculadas?

De conformidad con el artículo 18 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS), existen operaciones vinculadas cuando una sociedad realiza operaciones con personas o entidades con las que mantiene una relación especial de vinculación, entre otras:

- Socios o partícipes.

- Administradores y directivos.

- Familiares.

- Sociedades del mismo grupo o sociedades vinculadas.

- Estructuras societarias sometidas a un control común.

Todas estas operaciones, incluida la retribución de los socios, deben ajustarse al valor de mercado. Es decir, las condiciones pactadas deben ser equivalentes a las que habrían acordado partes independientes en circunstancias comparables (principio de libre competencia o arm's length principle).

2. ¿Por qué la retribución de los socios constituye una operación vinculada?

Cuando un socio presta servicios para su propia sociedad, ya sea como administrador, directivo o profesional, se genera automáticamente una operación vinculada.

Por ello, la retribución debe cumplir, entre otros, los siguientes requisitos:

- corresponder al valor de mercado;

- haber sido acordada con carácter previo;

- estar claramente documentada; y

- encontrarse debidamente aprobada conforme a la normativa societaria.

3. Requisitos legales de la retribución de los socios

3.1 Valor de mercado (art. 18 LIS)

La remuneración debe corresponder a la que percibiría un tercero independiente que desempeñase funciones equivalentes en condiciones similares.

3.2 Prohibición de liberalidades (art. 15.e) LIS)

Las retribuciones que carezcan de justificación económica, no estén suficientemente documentadas o hayan sido fijadas de forma arbitraria podrán ser consideradas liberalidades y, en consecuencia, no tendrán la consideración de gasto fiscalmente deducible para la sociedad.

3.3 Obligación de documentación

Aunque para las pequeñas empresas existen determinadas simplificaciones en materia de documentación, debe poder acreditarse en todo momento que la retribución está debidamente justificada y fue acordada con anterioridad a su devengo.

La documentación habitual comprende, entre otros, los siguientes documentos:

- Contrato de trabajo o de prestación de servicios.

- Descripción de funciones y responsabilidades.

- Estudios salariales o comparativas sectoriales.

- Acuerdos de la Junta General de socios.

- Nóminas y justificantes de pago.

4. ¿Es obligatorio formalizar un contrato de trabajo?

Desde el punto de vista jurídico, no existe una obligación general de formalizar por escrito un contrato, ya que los acuerdos verbales también pueden ser válidos.

No obstante, desde la perspectiva fiscal y societaria resulta altamente recomendable documentar por escrito la retribución del socio, a fin de acreditar su existencia, transparencia y adecuación al valor de mercado.

Por ello, se recomienda documentar expresamente:

- las funciones y responsabilidades asumidas;

- la retribución fija y, en su caso, variable; y

- el correspondiente acuerdo de la Junta General que apruebe o ratifique dicha retribución.

La ausencia de esta documentación puede llevar a que la Agencia Tributaria considere la retribución insuficientemente justificada o la califique como una liberalidad no deducible.

5. Retribución variable

Es posible pactar componentes variables de la retribución, siempre que los criterios para su cálculo hayan sido establecidos previamente de forma clara, objetiva y verificable.

En la práctica, se recomienda documentar por escrito los criterios aplicables (por ejemplo, volumen de ventas, EBITDA, EBIT u otros indicadores de rendimiento) y aprobarlos anualmente mediante acuerdo de la Junta General.

Con independencia de que la retribución sea fija o variable, resulta aconsejable que quede respaldada mediante un acuerdo formal de la Junta General de socios.

6. Aplicación práctica: Junta General anual y documentación

Como mínimo una vez al año deberá celebrarse una Junta General Ordinaria, en la que, entre otras cuestiones, se acuerde:

- la aprobación o ratificación de la retribución del socio;

- la aprobación de los posibles incentivos o retribuciones variables;

- las modificaciones de la política retributiva, en su caso; y

- la documentación necesaria para acreditar la operación ante la Agencia Tributaria.

¿Por qué es importante?

• La Ley de Sociedades de Capital (arts. 217 a 219) exige que la retribución de los administradores se encuentre debidamente aprobada.
• La Agencia Tributaria únicamente admite la deducibilidad de estas retribuciones cuando han sido acordadas y documentadas con carácter previo.
• La ausencia de acuerdos societarios suele dar lugar a regularizaciones fiscales y al rechazo de la deducibilidad del gasto.

El acta de la Junta debería contener, al menos, la siguiente información:

- Nombre del socio o administrador.

- Descripción de las funciones desempeñadas.

- Retribución fija.

- Retribución variable y sistema de cálculo.

- Fecha de inicio y período de vigencia.

- Referencia al contrato de trabajo o de prestación de servicios.

- Justificación de que la retribución se ajusta al valor de mercado.

 Este documento constituye, en la práctica, una de las principales pruebas en caso de una comprobación o inspección tributaria.

7. ¿Qué significa la recalificación como distribución de beneficios?

Cuando la retribución de un socio no está suficientemente documentada, carece de justificación económica o no se ajusta al valor de mercado, la Agencia Tributaria puede recalificar fiscalmente dicho pago y otorgarle un tratamiento distinto del inicialmente aplicado.

Para la sociedad, ello implica que la retribución deje de ser considerada un gasto fiscalmente deducible, incrementándose la base imponible del Impuesto sobre Sociedades. Además, la remuneración puede ser calificada como una retribución de fondos propios, lo que determina su completa no deducibilidad conforme al artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades.

Para el socio, la recalificación también puede tener importantes consecuencias tributarias. La percepción dejaría de calificarse como rendimiento del trabajo para pasar a tributar como rendimiento del capital o distribución de beneficios, pudiendo afectar igualmente a su situación frente a la Seguridad Social y dar lugar, en determinados casos, a sanciones derivadas del incumplimiento de las obligaciones de documentación de las operaciones vinculadas.

En resumen:
La retribución deja de ser fiscalmente deducible y el gasto soportado por la sociedad se pierde a efectos tributarios.

Puede ampliar esta información en nuestro artículo Fraude fiscal derivado del uso indebido de sociedades (S.L.).

8. Comparación con Alemania: diferencias en la valoración de la retribución de los socios

En Alemania, el principal riesgo fiscal suele consistir en fijar retribuciones excesivamente elevadas para los socios, que posteriormente pueden calificarse como distribuciones encubiertas de beneficios.

En España, sin embargo, el riesgo puede presentarse en sentido contrario.

En ocasiones las sociedades fijan retribuciones excesivamente reducidas para sus socios administradores, circunstancia que la Agencia Tributaria puede considerar contraria al principio de libre competencia. En estos casos, la Administración puede corregir la retribución hasta el importe que considere ajustado al valor de mercado. Si, además, el socio realiza retiradas de fondos privadas o no justificadas, estas podrán calificarse adicionalmente como distribuciones de dividendos.

Por ello, en la práctica resulta recomendable establecer una retribución razonable, suficientemente motivada y acorde con el valor de mercado.

Especial referencia al artículo 18.6 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades: socios profesionales

Las sociedades de carácter profesional (por ejemplo, despachos de abogados, arquitectos, consultores o asesores) están sujetas a reglas específicas:

1. Al menos el 75 % del beneficio debe destinarse a la retribución de los socios que desarrollen efectivamente la actividad profesional.
2. La retribución individual deberá alcanzar, como mínimo:
   1,5 veces el salario medio de empleados comparables o, en ausencia de estos,
   5 veces el IPREM (Indicador Público de Renta de Efectos Múltiples).

Estas reglas especiales no resultan aplicables a las sociedades limitadas ordinarias que no tengan la consideración de sociedades profesionales.

Socios mayoritarios en sociedades limitadas ordinarias

Para los socios mayoritarios que desempeñan funciones de administración en una sociedad limitada no existe un porcentaje mínimo de retribución legalmente establecido.

No obstante, resulta altamente recomendable fijar una remuneración objetiva, razonable y acorde con el valor de mercado, con el fin de minimizar posibles contingencias fiscales.