Der Online-Handel, als Modalität des Einzelhandels, kennzeichnet sich durch automatisierte Vorgänge und internationale Absatzmärkte. Gerade in der EU ermöglicht es der One Stop Shop (OSS) auch kleinen und mittelständischen Unternehmen Produkte in der EU zu verkaufen, ohne hierzu eine komplizierte und kostenspielige lokale Verwaltung aufbauen zu müssen, da so keine lokale Umsatzsteuerregistrierung mehr vorzunehmen ist. 

In diesem Zusammenhang gibt es bestimmte wichtige Besonderheiten in Bezug auf Buchhaltung und Steuern:

Was die Buchhaltung angeht, ist zu beachten, dass eine manuelle Erfassung der einzelnen Verkäufe anhand von Einzelbuchungen in der Praxis oftmals nicht mehr möglich ist, da die Verkäufe Tausende von Transaktionen pro Monat erreichen können und der Verwaltungsaufwand und die damit verbundenen Kosten nicht tragbar wären. Aus diesem Grund haben wir ein System entwickelt, mit dem wir die Buchungen der Verkäufe anhand von Listen im Excel-Format automatisieren können. Sie stellen uns die Daten im Excel-Format zur Verfügung und wir kümmern uns um die Buchung aller Vorgänge.

Hinsichtlich der Besteuerung, ist der Online-Handel durch eine hohe Komplexität bei der Verwaltung der Mehrwertsteuer gekennzeichnet. Diese Steuer wird grundsätzlich im Land des Käufers fällig und alle Mehrwertsteuersätze über das One Stop Shop “OSS” -System (Ventanilla Única) je nach Land des Käufers berechnet und abgeführt.

Der Hauptvorteil dieses OSS-Systems besteht darin, dass keine Mehrwertsteuerregistrierung mehr in jedem Land der einzelnen Käufer erforderlich ist, wenn die Produkte aus Spanien versandt werden. Durch diesen Mechanismus werden alle ausländischen Mehrwertsteuern über Spanien abgeführt und der Verwaltungsaufwand durch Umsatzsteuerregistrierungen in verschiedenen Ländern stark reduziert. Automatisierte Systeme oder Verkaufsplattformen wie Amazon übernehmen die Rechnungstellung und die Verkäufe können automatisiert von vielen Buchhaltern direkt in die Buchaltungsoftware übernommen werden.

Der Nachteil besteht darin, dass bei der Einfuhr von Waren nach Spanien die gesamte Einfuhrumsatzsteuer beim Zoll zu entrichten ist, während bei Verkäufen die ausländische Mehrwertsteuer gezahlt wird und daher nicht mit der spanischen Vorsteuer verrechnet werden kann. Da die Erstattung dieser Vorsteuer nur im letzten Quartal erfolgen kann, müsste das Unternehmen in der Praxis über ausreichende Liquidität oder Finanzmittel verfügen, um bis zu anderthalb Jahre auf die Erstattung der Vorsteuer auf Einkäufe (Inlandskäufe oder Importe nach Spanien) zu warten. Mit steigendem Umsatzvolumen wird diese Option immer unrentabler.

Die Alternative besteht darin, sich freiwillig (ab einem Umsatzvolumen von 6 Mio. € obligatorisch) dem REDEME-System (Register für die monatliche Mehrwertsteuerrückerstattung) und dem SII (Sofortige Übermittlung von Umsatzsteuerinformationen) anzumelden, wodurch Händler monatlich Umsatzsteuerrückerstattungen erhalten können und somit nicht bis zum Jahresende warten müssen. Dazu werden dann monatliche Umsatzsteuererklärungen (Modelo 303) eingereicht und die Rechnungsdaten sind nahezu in Echtzeit elektronisch zu übermitteln. Je nachdem ob die Rechnungen von Ihnen oder einem Dritten (z.B. Amazon) ausgestellt werden, haben Sie uns die Daten einmal in der Woche zu übermitteln (alle 7 Tage).  Obwohl der Verwaltungsaufwand höher ist, ist diese Lösung für den Online-Handel oftmals sehr vorteilhaft, da die Mehrwertsteuerrückerstattung für Einkäufe nicht finanziert werden muss. 

Wie funktioniert die Verwaltung in der Praxis:

Unsere Buchhaltungssoftware ist so eingerichtet, dass die von Online-Verkaufsplattformen (z. B. Amazon) bereitgestellten Berichte direkt zur Verbuchung der Ausgangsrechnungen genutzt werden können. Hierfür verwenden wir einen Datenimport. Sie haben uns lediglich den entsprechenden Bericht direkt aus der Plattform zur Verfügung zu stellen, der die erforderlichen Angaben enthält, wie z. B.: Rechnungsdatum, Umsatzsteuersatz, Währung, Gesamtbeträge, Steuergrundlagen, Umsatzsteuerbeträge, Angabe zur spanischen Umsatzsteuer der Gesellschaft oder – falls Lager in anderen EU-Ländern bestehen – zu weiteren Umsatzsteuern, Umsatzsteuer auf ausgestellte Rechnungen, gegebenenfalls den Namen des Kunden, die Postleitzahl sowie das Bestimmungsland. 

Unser Beispiel zur Datenaufnahme finden Sie unter: https://sspartners.es/docs/oss

Auf Basis dieses Berichts ist es nicht erforderlich, uns die ausgestellten Rechnungen als PDF zu übermitteln. Es ist jedoch wichtig, dass diese Rechnungen aufbewahrt und mindestens sechs Jahre lang archiviert werden, um den Vorgaben des Handelsgesetzbuches und der Allgemeinen Abgabenordnung zu entsprechen.

REDEME UND SII (Die monatliche Umsatzsteuerrückerstattung)

Das REDEME ist ein Sonderverfahren, das es ermöglicht, die Mehrwertsteuer monatlich zurückzufordern (anstatt wie im allgemeinen Verfahren bis zum Jahresende bzw. Januar des Folgejahres warten zu müssen). Die Anmeldung zum REDEME wird über ein Modelo 036 vorgenommen. Die Registrierung beinhaltet automatisch die Verpflichtung, am SII teilzunehmen, wobei dieses System im Folgenden erklärt wird.

Vorteile:

- Verbesserung der Liquidität und des Cashflows: Wenn Ihr Unternehmen mehr Mehrwertsteuer zahlt, als es verrechnen kann (z. B. aufgrund von Investitionen, Einkäufen, Importen, Renovierungen, Exporten usw.), können Sie mit dem „REDEME“ diese Mehrwertsteuer monatlich zurückerstattet bekommen, ohne bis zum Jahresende zu warten.

- Bessere Finanzplanung und stabilerer Cashflow: Da die Rückzahlung monatlich bekannt ist, können Investitionen oder Ausgaben mit größerer Sicherheit geplant werden.

- Vermeiden Sie Rückzahlungsstaus und senken Sie die Finanzierungskosten: nützlich, wenn Sie zu Beginn oder im Laufe des Jahres viele Investitionen oder Anschaffungen tätigen und nicht monatelang das Finanzamt finanzieren möchten.

- Vereinfachte Steuer- und Buchhaltungsformalitäten: Ist das Unternehmen bei SII + REDEME registriert, sind Sie von anderen Meldepflichten wie die Formulare Modelo 340, Modelo 347 oder Modelo 390 befreit.

- In den meisten Fällen sind Sie mit dem SII nicht verpflichtet, das ab 2027 obligatorische System Veri*facu zu verwenden.

- Mehr Kontrolle und Rechtssicherheit: Durch die elektronische Aufbewahrung der Unterlagen über SII verfügen Sie über ein „deklariertes” und „abgeglichenes” Register, das Audits oder Inspektionen erleichtert und Fehler bei der Abstimmung mit Lieferanten/Kunden reduziert.

Mögliche Nachteile:

- Höherer Verwaltungsaufwand und höhere Verwaltungskosten: Anstelle von vierteljährlichen Erklärungen müssen Sie zwölf Umsatzsteuerabrechnungen pro Jahr vornehmen. Das bedeutet mehr monatlichen Buchhaltungsaufwand.

- Verpflichtung zur Führung von Geschäftsbüchern über das SII mit den damit verbundenen Anforderungen: Die Rechnungsunterlagen müssen innerhalb sehr kurzer Fristen (in der Regel innerhalb von 4 bis 8 Kalendertage nach Ausstellung oder Erhalt) übermittelt werden.

- Notwendigkeit kompatibler Buchhaltungssoftware und angemessener Ressourcen: Um die Anforderungen der sofortigen Informationsbereitstellung (SII) erfüllen zu können, sind möglicherweise Investitionen in ein Rechnungsstellungs-/Buchhaltungssystem sowie entsprechend geschultes Personal erforderlich. Unsere Kanzlei verfügt über alle erforderlichen Programme und Tools, um Rechnungen wöchentlich zu verbuchen, die Buchungen an die spanische Steuerbehörde AEAT zu übermitteln und die monatliche Mehrwertsteuerrückerstattung zu beantragen.

Unternehmensprofil:

Im Bereich des Online-Handels kann das System für Unternehmen sehr empfehlenswert sein, die ihre Produkte hauptsächlich in anderen Ländern als dem Einfuhr- oder Kaufland verkaufen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die Produkte über die einzige Anlaufstelle (OSS) oder über die lokale Umsatzsteuerregistrierung verkauft werden. In diesem Fall kann die Mehrwertsteuer auf den Kauf oder Import abgezogen werden, aber sie kann nicht direkt mit der beim Verkauf zu zahlenden Mehrwertsteuer verrechnet werden, und diese Mehrwertsteuer wird in einem anderen Staat abgerechnet oder gezahlt.

Kosten-Nutzen-Analyse:

Wenn wir beispielsweise Waren aus China nach Spanien importieren und diese dann komplett wieder in Spanien verkaufen, wird die Einfuhrumsatzsteuer mit der zu zahlende Umsatzsteuer verrechnet und die vierteljährliche Steuererklärung weist einen Null-Saldo aus.

Wenn wir diese Waren jedoch in der EU über die einzige Anlaufstelle (OSS) verkaufen, wird die Mehrwertsteuer in jedem Verkaufsstaat entrichtet, ohne dass diese in Formular 303 mit der beim spanischen Zoll entrichteten Mehrwertsteuer verrechnet werden kann.

Im zweiten Quartal müssen wir die positiven Mehrwertsteuerbeträge des OSS eingeben, während das Formular 303 weiterhin negativ ist. Ohne die monatliche Mehrwertsteuerrückerstattung müsste diese negative Mehrwertsteuer von einem Quartal auf das nächste Quartal übertragen werden, bis sie im vierten Quartal (Januar des folgenden Jahres) zurückerstattet werden kann.

Die geschätzten Finanzierungskosten in diesem Beispiel mit einem Quartalsumsatz von 200.000 €, dem Verkauf der Importe durch OSS sowie der Finanzierung der Mehrwertsteuer bis zu ihrer Rückerstattung würden unter Berücksichtigung geschätzter Finanzierungskosten von 10 % etwa 10.500 € betragen:

Im Vergleich dazu würden die Verwaltungskosten für REDEME & SII gemäß diesem Dienstleistungsangebot etwa 1.920 € betragen, sodass durch die Nutzung dieses Systems Einsparungen in Höhe von etwa 8.130 € erzielt werden könnten, die das Unternehmen an Finanzierung einsparen könnte.

Funktionsweise und steuerliche Verpflichtungen:

- Die Anmeldung zum REDEME-SII bringt automatisch die Verpflichtung mit sich, die Mehrwertsteuer-Registerbücher zu führen und die Buchhaltungsdaten an die Steuerbehörde (Agencia Tributaria) zu übermitteln. Als Vorteil entfällt in diesem Fall die Verpflichtung zur Übermittlung der Rechnungsdaten über das verpflichtende System „Veri-Factu“, das ab dem Steuerjahr 2026 eingeführt wird.

- Übermittlungsfristen für Rechnungen

- Von Dritten ausgestellte Rechnungen (z. B. Amazon): alle 7 Tage bzw. einmal in der Woche nach Absprache mit der für die Buchführung zuständigen Person.

- Eingangsrechnungen: da die Meldung ist innerhalb von 4 Kalendertagen nach der buchhalterischen Erfassung (späteste Frist: der 16. Tag des Folgemonates) vorzunehmen ist, übersenden Sie uns diese Rechnungen einmal im Monat.

- Verfügt die Gesellschaft über ein Lager oder ein Warenverteilzentrum in einem anderen Land und erfolgt ein Teil des Versands von diesem Standort aus, besteht die Verpflichtung, in diesem Land eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) zu beantragen und die Umsatzsteuer auf die von dort versendeten Waren zu erklären (dies ist durch einen lokalen externen Beauftragten durchzuführen). Diese Umsätze berücksichtigen wir im Rahmen der Körperschaftsteuer (IS), die Umsatzsteuer, die nicht über den One-Stop-Shop (OSS) abgeführt wird, wird von uns jedoch nicht erklärt.

- Alle Ausgangsrechnungen werden zur besseren Übersicht zunächst als bezahlt verbucht. Bei Amazon oder vergleichbaren Plattformen gehen wir davon aus, dass der Verkauf bereits mit der Rechnungsstellung als bezahlt gilt, da keine offenen Forderungen gegenüber Endkunden bestehen. Die so erfassten Beträge gleichen wir anschließend mit den tatsächlichen Zahlungseingängen auf dem Geschäftskonto der Gesellschaft ab.

- Die Führung eines Inventars ist für die Gesellschaft gesetzlich vorgeschrieben. Dazu gehören ein Anfangsinventar sowie ein Inventar zum Ende jedes Geschäftsjahres. Zusätzlich benötigen wir für unsere quartalsweisen Auswertungen jeweils ein aktuelles Inventar zum Quartalsende, damit die Gewinn- und Verlustrechnung die tatsächlichen Zahlen korrekt abbildet. Wir empfehlen, das Inventarsystem der Verkaufsplattform (z. B. Amazon) zu nutzen oder die Bestände über ein anderes automatisiertes System zu erfassen.

- Hinsichtlich des OSS ist zu beachten, dass dieses System ausschließlich Verkäufe an Endverbraucher (B2C) abdeckt. Verkäufe an Unternehmen mit Umsatzsteuer Identifikationsnummer (B2B) müssen gesondert verbucht werden und sind über das Formular Modell 349 monatlich oder vierteljährlich zu melden.

Übersendung der Unterlagen für die Buchführung:

- Von Dritten ausgestellte Rechnungen: einmal wöchentlich. Es ist wichtig, hierfür einen festen Wochentag festzulegen und die Übermittlung nicht zu verzögern, um die Frist von 8 Kalendertagen einhalten zu können. Dieses Angebot umfasst nicht die Übermittlung von Rechnungen, die nicht von einem Dritten ausgestellt wurden, da diese für die Buchführung und die Übermittlung an das SII täglich einzureichen wären. Sollten Sie beabsichtigen, Rechnungen selbst auszustellen, ohne dass dies durch einen Dritten (z. B. Amazon) erfolgt, bitten wir um entsprechende Mitteilung, damit wir Ihnen ein individuelles Angebot unterbreiten können.

- Eingangsrechnungen: einmal monatlich, wie in unserem Dossier beschrieben.

- Unsere Buchhaltungssoftware ist so eingerichtet, dass die von Online-Verkaufsplattformen (z. B. Amazon) bereitgestellten Berichte direkt zur Verbuchung der Ausgangsrechnungen genutzt werden können. Hierfür verwenden wir einen Datenimport. Sie haben uns lediglich den entsprechenden Bericht direkt aus der Plattform zur Verfügung stellen, der die erforderlichen Angaben enthält, wie z. B.: Rechnungsdatum, Umsatzsteuersatz, Währung, Gesamtbeträge, Steuergrundlagen, Umsatzsteuerbeträge, Angabe zur spanischen Umsatzsteuer der Gesellschaft oder – falls Lager in anderen EU-Ländern bestehen – zu weiteren Umsatzsteuern, Umsatzsteuer auf ausgestellte Rechnungen, gegebenenfalls den Namen des Kunden, die Postleitzahl sowie das Bestimmungsland.

Unser Beispiel zur Datenaufnahme finden Sie unter: https://sspartners.es/docs/oss

- Auf Basis dieses Berichts ist es nicht erforderlich, uns die ausgestellten Rechnungen als PDF zu übermitteln. Es ist jedoch wichtig, dass diese Rechnungen aufbewahrt und mindestens sechs Jahre lang archiviert werden, um den Vorgaben des Handelsgesetzbuches und der Allgemeinen Abgabenordnung zu entsprechen.

Seitens unserer Kanzlei helfen wir Ihnen gern bei der Analyse Ihrer konkreten Situation, nehmen für Sie notwendige Verwaltungsakte vor und helfen Ihnen auch gern bei der Abgabe der entsprechenden Steuererklärungen. Bei Interesse oder konkreten Fragen zum Thema stehen wir Ihnen gern per Mail oder telefonisch in deutscher Sprache zur Verfügung.

Autor: 

Christoph Sander
Rechtsanwalt & Steuerberater, 
Geschäfsführender Partner
info@sspartners.es
Tel: (+34) 951 12 13 06
Facebok I LinkedIn I Amazon