El comercio electrónico, como modalidad del comercio minorista, se caracteriza por procesos automatizados y mercados de venta internacionales. Especialmente en la UE, el régimen de ventanilla única (One Stop Shop, OSS) permite también a las pequeñas y medianas empresas vender productos en la Unión Europea sin tener que establecer una administración local compleja y costosa, ya que no es necesario realizar un registro local a efectos del IVA.

En este contexto, existen determinadas particularidades importantes en materia de contabilidad y fiscalidad:

En lo que respecta a la contabilidad, debe tenerse en cuenta que, en la práctica, el registro manual de cada venta mediante asientos individuales ya no suele ser posible, ya que las ventas pueden alcanzar miles de transacciones al mes y el esfuerzo administrativo, junto con los costes asociados, resultaría insostenible. Por este motivo, hemos desarrollado un sistema que nos permite automatizar el registro contable de las ventas mediante listados en formato Excel. Usted nos facilita los datos en formato Excel y nosotros nos encargamos de contabilizar todas las operaciones.

En lo que respecta a la fiscalidad, el comercio electrónico se caracteriza por una elevada complejidad en la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Este impuesto se devenga, con carácter general, en el país del comprador, y los distintos tipos de IVA se calculan y se declaran a través del sistema One Stop Shop (OSS – Ventanilla Única), en función del país del cliente.

La principal ventaja del sistema OSS es que, cuando los productos se envían desde España, ya no es necesario realizar un registro a efectos del IVA en cada uno de los países de los compradores. Mediante este mecanismo, todo el IVA extranjero se declara y se ingresa a través de España, lo que reduce considerablemente la carga administrativa derivada de las registraciones de IVA en múltiples países. Además, los sistemas automatizados o plataformas de venta como Amazon se encargan de la facturación, y las ventas pueden ser integradas de forma automatizada por muchos programas contables directamente en el software de contabilidad.

El inconveniente radica en que, en el momento de la importación de mercancías en España, debe abonarse íntegramente el IVA a la importación en la aduana, mientras que en las ventas se repercute el IVA extranjero, que no puede compensarse con el IVA soportado en España. Dado que la devolución de este IVA soportado solo puede efectuarse en el último trimestre, en la práctica la empresa debe disponer de suficiente liquidez o financiación para esperar hasta un año y medio para la recuperación del IVA soportado en las compras (adquisiciones interiores o importaciones en España). A medida que aumenta el volumen de ventas, esta opción resulta cada vez menos rentable.

La alternativa consiste en acogerse voluntariamente (siendo obligatorio a partir de un volumen de operaciones de 6 millones de euros) al sistema REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA) y al SII (Suministro Inmediato de Información), lo que permite a los comerciantes obtener devoluciones mensuales del IVA y no tener que esperar hasta el final del ejercicio. Para ello, deben presentarse declaraciones mensuales de IVA (Modelo 303) y los datos de facturación deben remitirse electrónicamente de forma prácticamente inmediata. Dependiendo de si las facturas son emitidas por usted o por un tercero (por ejemplo, Amazon), deberá facilitarnos la información con una periodicidad semanal (cada 7 días). Aunque la carga administrativa es mayor, esta solución suele ser muy ventajosa para el comercio electrónico, ya que no es necesario financiar el IVA de las compras. 

Cómo funciona la gestión en la práctica:

Nuestro software contable está configurado de tal forma que los informes proporcionados por las plataformas de venta online (por ejemplo, Amazon) pueden utilizarse directamente para el registro contable de las facturas emitidas. Para ello, utilizamos un sistema de importación de datos. Únicamente deberá facilitarnos el informe correspondiente directamente descargado de la plataforma, el cual debe contener la información necesaria, como, por ejemplo: fecha de la factura, tipo de IVA, moneda, importes totales, bases imponibles, cuotas de IVA, indicación del IVA español de la sociedad o —en caso de disponer de almacenes en otros países de la UE— de otros tipos de IVA, IVA repercutido en las facturas emitidas, en su caso el nombre del cliente, el código postal y el país de destino.

Puede encontrar nuestro ejemplo de formato de importación de datos en el siguiente enlace: https://sspartners.es/docs/oss

Sobre la base de este informe, no es necesario que nos remita las facturas emitidas en formato PDF. No obstante, es importante que dichas facturas se conserven y se archiven durante un periodo mínimo de seis años, a fin de cumplir con las exigencias del Código de Comercio y de la Ley General Tributaria.

REDEME UND SII (Devolución mensual del IVA)

El REDEME es un régimen especial que permite solicitar la devolución del IVA mes a mes (en lugar de esperar al final del año o bien hasta enero del año siguiente). Para optar por él, hay que presentar una declaración censal mediante el Modelo 036 de solicitud. La inscripción implica automáticamente la obligación de alta en el SII. En lo siguientes vamos a explicar este sistema:

Ventajas:

- Mejora de liquidez y tesorería: si su empresa paga más IVA del que puede facturar (por ejemplo, debido a inversiones, compras, importaciones, renovaciones, exportaciones, etc.), con «REDEME» puede obtener la devolución mensual de este IVA sin tener que esperar hasta final de año.

- Mejor planificación financiera y flujo de caja más estable: al conocerse mes a mes la devolución, se pueden planificar inversiones o gastos con mayor certidumbre.

- Evita acumulaciones de devoluciones y reduce el coste financiero: útil si haces muchas inversiones o compras al inicio o a lo largo del año y no quieres financiar a Hacienda durante meses.

- Formalidades fiscales-contables simplificadas en algunos aspectos: al estar en SII + REDEME, quedan excluidas otras obligaciones informativas como los modelos Modelo 340, Modelo 347 o Modelo 390.

- En la mayoría de los casos, con el SII, no tiene obligación de utilizar el sistema Veri*facu, obligatorio a partir de 2027.

- Mayor control y seguridad jurídica: al mantener los registros electrónicos mediante SII, tienes un libro registro “declarado” y “contrastado” que puede facilitar auditorías o inspecciones, y reduce errores de conciliación con proveedores/clientes.

Posibles desventajas:

- Mayor carga administrativa y costes de gestión: en lugar de 4 declaraciones anuales (trimestrales), tendrá 12 liquidaciones de IVA al año. Eso implica más trabajo contable mensual.

- Obligación de llevar los libros registro mediante SII, con sus exigencias: debe remitir los registros de facturas en plazos muy cortos (normalmente en 4 u 8 días naturales desde la emisión o recepción).

- Necesidad de software contable compatible y recursos adecuados: para poder cumplir con el suministro inmediato de información (SII) puede requerir inversión en sistema de facturación / contabilidad, así como personal adaptado. Nuestro Despacho dispone de todos los programas y herramientas necesarias para contabilizar semanalmente las facturas, remitir los asientos a la AEAT y poder solicitar la devolución mensual del IVA.

Perfil de empresa:

En el ámbito del comercio online, el sistema puede ser muy aconsejable para empresas que venden sus productos principalmente en países distintos al país de importación o compra. Esto suele pasar si se vende los productos por la ventanilla única (OSS) o a través del registro local del IVA. En este caso se puede deducir el IVA de la compra o importación, pero no se puede compensar directamente con el IVA a pagar en la venta y que este IVA se liquida o paga en otro estado.

Análisis de coste beneficio:

Si por ejemplo importamos mercadería desde China a España y luego la vendemos a España, el IVA de la importación se compensa con el IVA a pagar y con la declaración trimestral queda negativa.

Sin embargo, si vendemos esta mercadería en la UE a través de la ventanilla única (OSS), el IVA se ingresa en cada estado de venta sin que este se pueda compensar en el modelo 303 con el IVA pagado en la aduana española.

En el T2 tenemos que ingresar los IVA positivos del OSS, mientras el Modelo 303 sigue negativo. Sin la devolución mensual del IVA, este IVA negativo habría que pasar de un trimestre al siguiente hasta que se pueda solicitar su devolución en el T4 (enero del año siguiente).

El coste financiero estimado en el presente ejemplo, con una facturación trimestral de 200.000€, venta de las importaciones por OSS así como la financiación del IVA hasta su devolución, considerando un coste financiero estimado del 10%, supondría un coste aproximado de 10.500€:

En comparación, el gasto administrativo del REDEME & SII, según esta propuesta de servicios, supondría unos 1.920€ por lo que el ahorro por utilizar este sistema sería de unos 8.130€ que la empresa se podría ahorrar en financiación.

Dinámica y obligaciones fiscales:

- La inscripción al REDEME-SII implica automáticamente la obligación de llevar los libros registros de IVA enviado la contabilidad a la Agencia Tributaria, tiene como ventaja no enviar la facturación en el sistema obligatorio del Veri-Factu que comienza en el ejercicio 2026.

- Plazo de envío de facturas

- Facturas emitidas por terceros (Ejemplo Amazon): cada 7 días, o bien una vez a la semana, según lo acordado con el gestor responsable de la contabilidad.

- Facturas recibidas: Siendo que las facturas recibidas han de enviarse al SII dentro de los 4 días naturales desde el registro contable (plazo máximo: día 16 del mes siguiente), nos remite las facturas una vez al mes para su contabilización y remisión.

- Si la sociedad tiene almacén o centro de reparto de bienes en otro país, y parte del reparto lo realiza desde ese lugar, tiene la obligación de Crear un NIF-IVA en ese país y declarar ese IVA de los bienes que salgan de ese lugar (lo tiene que realizar un agente externo local). Nosotros incluimos estas ventas a efectos del Impuesto sobre Sociedades (IS) pero no liquidamos el IVA que no se paga por la ventanilla única (OSS).

- Todas las facturas de cobro, para facilitar la conciliación, la damos cobrada en una cuenta específica, en caso de Amazon u otras plataformas similares, entendemos que la venta se cobra en el momento de emitir la factura y por eso no hay deuda con los clientes, y esa cuenta se concilia con los importes recibidos en la cuenta de la sociedad.

- Es importante que la empresa lleve un control de inventario que es obligatorio. Se debe de tener un inventario inicial, un inventario anual al cierre del ejercicio. Además, para la redacción de nuestro informe trimestral, es necesario que nos aporten un inventario actualizado al final de cada trimestre. Sólo así la cuenta de pérdidas y ganancias trimestral refleje la realidad de los datos. Recomendamos utilizar el sistema de inventario de la plataforma de venta (por ejemplo, Amazon) o llevar estos registros de otra forma automatizada.

- En cuanto al OSS, ha de señalarse que esté sólo cubre ventas a consumidores (B2C). Las ventas a empresas con NIF-IVA (B2B) deben contabilizarse por asiento separado y presentarse un modelo 349 mensual o trimestral.

Remisión de la documentación para la contabilidad:

- Las facturas emitidas por terceros: Una vez a la semana (importante establecer un día y no demorarlo, para poder cumplir con los 8 días naturales. Esta propuesta no contemplo el envío de factura que no se hubieran emitido por un tercero ya que estos tendrían que remitir diariamente para su contabilidad y envío al SII. Si desea emitir facturas sin que lo gestione un tercero (ejemplo Amazon), ruego nos avise para poder prepararle una propuesta personalizada.

- Las Facturas recibidas. Una vez al mes como señala nuestro Dossier de Sociedades.

- Nuestro programa contable se adapta para contabilizar las facturas emitidas directamente de los informes suministros por las plataformas de ventas online (Amazon…) mediante un importador de datos, solo nos tienen que enviar el informe directamente de la plataforma con los datos necesarios (fecha factura, tipo de IVA, Moneda, Importes totales, bases imponibles, importes de IVA, casilla con el IVA español de la sociedad o si tienes otros IVA por tener almacén en otros países europeos, IVA de facturas expedidas, nombre del cliente si lo tuviera, código postal, país de destino.

Puede consultar nuestro ejemplo de formulario en: https://sspartners.es/docs/oss

- Con ese informe, no es necesario que nos envíen las facturas emitidas en formatos PDF, pero es importante tener esas facturas guardadas y conservadas al menos durante 6 años para cumplir con las normativas del Código de Comercio y Ley General Tributaria.

Desde nuestro despacho estaremos encantados de ayudarle en el análisis de su situación concreta, de realizar en su nombre los trámites administrativos necesarios y de asistirle asimismo en la presentación de las correspondientes declaraciones fiscales. Si tiene interés o preguntas concretas sobre este tema, quedamos a su disposición por correo electrónico o por teléfono para atenderle en lengua alemana.

Autor: 

Christoph Sander
Rechtsanwalt & Steuerberater, 
Geschäfsführender Partner
info@sspartners.es
Tel: (+34) 951 12 13 06
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