El comercio electrónico, como modalidad del comercio minorista, se caracteriza por procesos automatizados y mercados de venta internacionales. Especialmente en la UE, el régimen de ventanilla única (One Stop Shop, OSS) permite también a las pequeñas y medianas empresas vender productos en la Unión Europea sin tener que establecer una administración local compleja y costosa, ya que no es necesario realizar un registro local a efectos del IVA.

En este contexto, existen determinadas particularidades importantes en materia de contabilidad y fiscalidad:

En lo que respecta a la contabilidad, debe tenerse en cuenta que, en la práctica, el registro manual de cada venta mediante asientos individuales ya no suele ser posible, ya que las ventas pueden alcanzar miles de transacciones al mes y el esfuerzo administrativo, junto con los costes asociados, resultaría insostenible. Por este motivo, hemos desarrollado un sistema que nos permite automatizar el registro contable de las ventas mediante listados en formato Excel. Usted nos facilita los datos en formato Excel y nosotros nos encargamos de contabilizar todas las operaciones.

En lo que respecta a la fiscalidad, el comercio electrónico se caracteriza por una elevada complejidad en la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Este impuesto se devenga, con carácter general, en el país del comprador, y los distintos tipos de IVA se calculan y se declaran a través del sistema One Stop Shop (OSS – Ventanilla Única), en función del país del cliente.

La principal ventaja del sistema OSS es que, cuando los productos se envían desde España, ya no es necesario realizar un registro a efectos del IVA en cada uno de los países de los compradores. Mediante este mecanismo, todo el IVA extranjero se declara y se ingresa a través de España, lo que reduce considerablemente la carga administrativa derivada de las registraciones de IVA en múltiples países. Además, los sistemas automatizados o plataformas de venta como Amazon se encargan de la facturación, y las ventas pueden ser integradas de forma automatizada por muchos programas contables directamente en el software de contabilidad.

El inconveniente radica en que, en el momento de la importación de mercancías en España, debe abonarse íntegramente el IVA a la importación en la aduana, mientras que en las ventas se repercute el IVA extranjero, que no puede compensarse con el IVA soportado en España. Dado que la devolución de este IVA soportado solo puede efectuarse en el último trimestre, en la práctica la empresa debe disponer de suficiente liquidez o financiación para esperar hasta un año y medio para la recuperación del IVA soportado en las compras (adquisiciones interiores o importaciones en España). A medida que aumenta el volumen de ventas, esta opción resulta cada vez menos rentable.

La alternativa consiste en acogerse voluntariamente (siendo obligatorio a partir de un volumen de operaciones de 6 millones de euros) al sistema REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA) y al SII (Suministro Inmediato de Información), lo que permite a los comerciantes obtener devoluciones mensuales del IVA y no tener que esperar hasta el final del ejercicio. Para ello, deben presentarse declaraciones mensuales de IVA (Modelo 303) y los datos de facturación deben remitirse electrónicamente de forma prácticamente inmediata. Dependiendo de si las facturas son emitidas por usted o por un tercero (por ejemplo, Amazon), deberá facilitarnos la información con una periodicidad semanal (cada 7 días). Aunque la carga administrativa es mayor, esta solución suele ser muy ventajosa para el comercio electrónico, ya que no es necesario financiar el IVA de las compras. 

Cómo funciona la gestión en la práctica:

Nuestro software contable está configurado de tal forma que los informes proporcionados por las plataformas de venta online (por ejemplo, Amazon) pueden utilizarse directamente para el registro contable de las facturas emitidas. Para ello, utilizamos un sistema de importación de datos. Únicamente deberá facilitarnos el informe correspondiente directamente descargado de la plataforma, el cual debe contener la información necesaria, como, por ejemplo: fecha de la factura, tipo de IVA, moneda, importes totales, bases imponibles, cuotas de IVA, indicación del IVA español de la sociedad o —en caso de disponer de almacenes en otros países de la UE— de otros tipos de IVA, IVA repercutido en las facturas emitidas, en su caso el nombre del cliente, el código postal y el país de destino.

Puede encontrar nuestro ejemplo de formato de importación de datos en el siguiente enlace: https://sspartners.es/docs/oss

Sobre la base de este informe, no es necesario que nos remita las facturas emitidas en formato PDF. No obstante, es importante que dichas facturas se conserven y se archiven durante un periodo mínimo de seis años, a fin de cumplir con las exigencias del Código de Comercio y de la Ley General Tributaria

Autor: 

Christoph Sander
Abogado & Asesor Fiscal, Socio gerente.
info@sspartners.es
Tel: (+34) 951 12 13 06
Tel: (+34) 951 12 00 69
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