Normalerweise stellt ein Unternehmer oder Selbständiger seine Rechnungen selbst aus. In der Praxis gibt es jedoch Geschäftsmodelle, bei denen der Kunde oder eine Plattform die Rechnung im Namen des Unternehmers erstellt.
Dieses Verfahren wird als Self-Billing bezeichnet. Im spanischen Rechnungsrecht spricht man von der Ausstellung der Rechnung durch den „destinatario de la operación“.
Doch ist Self-Billing in Spanien überhaupt zulässig – und was passiert mit der fortlaufenden Rechnungsnummer?
Was bedeutet Self-Billing?
Beim Self-Billing erstellt der Leistungsempfänger die Rechnung im Namen und für Rechnung des Unternehmers, der die Leistung erbracht hat.
Das spanische Rechnungsrecht erlaubt dieses Verfahren ausdrücklich. Nach Art. 5 des Real Decreto 1619/2012 müssen hierfür insbesondere eine vorherige Vereinbarung zwischen den Parteien sowie ein Verfahren zur Akzeptanz der ausgestellten Rechnungen bestehen.
Wichtig ist:
Auch wenn der Kunde die Rechnung technisch erstellt, bleibt es eine Rechnung des leistenden Unternehmers.
Was passiert mit der fortlaufenden Rechnungsnummer?
Grundsätzlich müssen Rechnungen innerhalb einer Rechnungsserie fortlaufend nummeriert werden.
Für Self-Billing gibt es jedoch eine wichtige Besonderheit:
Rechnungen, die vom Leistungsempfänger oder einem Dritten ausgestellt werden, müssen in einer eigenen Rechnungsserie geführt werden. Für jeden Rechnungsaussteller ist eine gesonderte Serie vorgesehen.
Die Self-Billing-Rechnung muss deshalb nicht in die normale Rechnungsnummernserie des Unternehmers eingegliedert werden.
Beispielsweise können parallel bestehen:
- eigene Rechnungen: 2026-001, 2026-002, 2026-003 …
- Self-Billing-Rechnungen einer Plattform: eigene Serie
- Self-Billing-Rechnung einer weiteren Plattform: eigene Serie
Muss zusätzlich eine eigene Rechnung erstellt werden?
Bei einem ordnungsgemäß eingerichteten Self-Billing-Verfahren grundsätzlich nein.
Die Rechnung wird bereits im Namen und für Rechnung des Unternehmers ausgestellt. Eine zusätzliche Rechnung über denselben Umsatz ist daher grundsätzlich nicht erforderlich.
Die Self-Billing-Rechnung ist vielmehr als entsprechende Ausgangsrechnung des Unternehmers in der Buchhaltung zu berücksichtigen und aufzubewahren.
Auch sie muss die gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung enthalten. Zusätzlich ist bei der Ausstellung durch den Leistungsempfänger die Angabe „facturación por el destinatario“ vorgeschrieben.
Gerade bei Plattformen sollte deshalb geprüft werden, ob das bereitgestellte Dokument tatsächlich eine Rechnung oder lediglich eine Abrechnung bzw. Zahlungsübersicht ist.
Self-Billing und Reverse Charge sind nicht dasselbe
Die beiden Begriffe betreffen unterschiedliche Fragen:
Self-Billing: Wer erstellt die Rechnung?
Reverse Charge: Wer schuldet die Umsatzsteuer?
Beides kann bei derselben Rechnung zusammentreffen. Ob Reverse Charge anzuwenden ist, muss unabhängig vom Self-Billing anhand der konkreten Leistung und der beteiligten Unternehmen beurteilt werden. Bei Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens ist grundsätzlich die Angabe „inversión del sujeto pasivo“ vorgesehen.
Ein Praxisbeispiel ist Amazon KDP: Für bestimmte EU-Publisher bietet Amazon ein Self-Billing-Verfahren an, bei dem Amazon Rechnungen im Namen des Publishers erstellt. Entscheidend ist auch hier, ob eine ordnungsgemäße Self-Billing-Rechnung vorliegt und die umsatzsteuerliche Behandlung zutreffend ist.
Was ändert sich durch die E-Rechnung in Spanien?
Auch die neue spanische B2B-E-Rechnung berücksichtigt ausdrücklich Fälle, in denen Rechnungen durch den Leistungsempfänger oder einen Dritten ausgestellt werden. Self-Billing bleibt somit grundsätzlich möglich.
Gerade bei internationalen Geschäftsbeziehungen muss allerdings geprüft werden, ob die konkrete Rechnung überhaupt in den Anwendungsbereich der spanischen E-Rechnungspflicht fällt. Maßgeblich ist dabei unter anderem, wo der unternehmerische Leistungsempfänger ansässig ist bzw. welcher Betriebsstätte die Leistung zuzuordnen ist.
Die Einzelheiten zur Einführung, zum Anwendungsbereich und zu den Fristen behandeln wir in unserem gesonderten Beitrag zur E-Rechnung in Spanien.
Fazit
Self-Billing ist in Spanien grundsätzlich zulässig. Der Kunde oder eine Plattform kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Rechnung im Namen des Unternehmers erstellen.
Besonders wichtig: Self-Billing-Rechnungen werden in einer eigenen Rechnungsserie geführt. Sie müssen daher nicht in die normale fortlaufende Rechnungsnummerierung des Unternehmers übernommen werden.
Eine zusätzliche eigene Rechnung über denselben Umsatz ist grundsätzlich nicht erforderlich. Entscheidend ist vielmehr, dass das Self-Billing ordnungsgemäß vereinbart wurde, die Rechnung die erforderlichen Angaben enthält und die steuerliche Behandlung korrekt ist.
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Autor:
Lisa Wörfel
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