Je nach Ihrer Beteiligung an dem täglichen Geschäft, haben Sie sowohl als Inhaber als auch als Geschäftsführung die Rechnungen korrekt auszustellen. Auch wenn Ihre Buchhaltung eigenständig die erhaltenen Rechnungen prüfen und korrekt verbuchen sollte, ist es immer zu empfehlen auch bei keiner direkten Beteiligung an der Rechnungstellung, mindestens die größeren Rechnungen einmal im Quartal zu prüfen. 

A) Ausgestellte Rechnungen

Neben den weiter unten genannten Besonderheiten hinsichtlich Umsatzsteuer (IVA) und Rückstellungen (Retenciones) empfiehlt es sich besonders die folgenden grundlegenden Aspekte genau zu prüfen:

1. Die Rechnungen sind stets mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer zu versehen. Die Nummernfolge sollte im Steuerjahr nicht unterbrochen werden und beginnt grundsätzlich am Jahresanfang von vorn. Es ist möglich vor der laufenden Nummer eine Serie zu führen z. B. das Steuerjahr: 2024-01, 2024-02, usw.

2. In der Rechnung ist stets Ihr vollständiger Name bzw. der Gesellschaftsname, Ihre Geschäftsadresse und Ihre spanische Steuernummer NIF (Número de Identificación Fiscal) anzugeben. Die NIF ist Ihre NIE oder CIF.

3. In der Rechnung ist stets die Rechnungsgrundlage (Base imponible), die Umsatzsteuer (IVA) und der Rechnungsbetrag anzugeben. Ist die Rechnung bzw. berechnete Leistung von der Umsatzsteuer befreit, ist die Befreiungsgrundlage anzugeben (nächster Abschnitt).

4. Wird die Rechnung an Privatpersonen ausgestellt, reicht deren Name, Steuernummer und ggf. das Land.

5. Wird die Rechnung an Gesellschaften oder Unternehmer ausgestellt, sind die in (2.) genannten Daten des Kunden anzugeben. Umsatzsteuerpflichtig, Umsatzsteuerbefreit, Umsatzsteuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers und Rückstellungen. Waren und Dienstleistungen sind in Spanien grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig, wobei im Gegensatz zu Deutschland keine allgemeine Befreiung für „Kleingewerbe“ besteht. Auch wenn mittlerweile neue Steuererleichterungen und reduzierte Sozialversicherungsbeiträge die Selbständigkeit in Spanien erleichtert haben, ist im Normalfall mit oder ohne Umsatz die vierteljährige Umsatzsteuererklärung einzureichen und in den Rechnungen die 21% Umsatzsteuer separat auszuweisen. Sollte Ihre Aktivität komplett umsatzsteuerbefreit sein (exento), können Sie diesen Abschnitt überspringen (Medizinische Behandlungen, Bildungsauftrag usw.).

Ob Umsatzsteuer zu berechnen ist, hängt grundsätzlich vom Standort der Kunden und der Art des Handels bzw. der erbrach ten Dienstleistungen ab:

 A) Kunden in Spanien

Stellen Sie eine Rechnung an einen Kunden in Spanien, haben Sie grundsätzlich 21% Umsatzsteuer in Ihrer Rechnung anzuführen (Ausnahmen für die Kanaren). Handelt es sich außerdem um ein Einzelgewerbe (Selbständig) und beim Kunden um eine Gesellschaft oder gewerblich tätige Privatperson, haben Sie in der Rechnung ggf. „Rückstellungen“ (Retenciones) über Ihre Einkommensteuer zu bilden. In der gleichen Form wie Sie die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungsbetrag zurechnen, ziehen Sie die Rückstellungen von diesem ab.

 Beispiel: 

Die Rückstellungen hat Ihr Kunde dann in Ihrem Namen über das Modelo 111 beim spanischen Finanzamt einzuzahlen.

B) Kunden in der Europäischen Union (EU)

Befinden sich Ihre Kunden innerhalb der EU, ist ebenfalls zwischen Privat- und Geschäftskunden zu unterscheiden, wobei in diesen Fällen keine Rückstellungen zu bilden sind, sondern die Unterscheidung Auswirkungen auf die Umsatzsteuerpflicht hat. In dieser Hinsicht ist grundsätzlich zwischen Privatkunden und Geschäftskunden ohne gültige europäische Umsatzsteuernum mer (NIF-IVA) sowie Geschäftskunden mit gültiger NIF-IVA zu unterscheiden. Ob Ihr Kunde über eine gültige europäische Umsatzsteuernum mer verfügt, können Sie über die Internetseite der Europäischen Kommission prüfen:

 a) Privatkunden oder Geschäftskunden ohne gültige NIF-IVA

Sie haben in Ihren Rechnungen grundsätzlich die spanische Umsatzsteuer zu berechnen. Es bestehen wichtige Ausnahmen für den Fall, dass digitale Dienstleistungen angeboten werden oder Sie beim Verkauf von Waren an Privatpersonen, die in den jeweiligen Mitgliedsstaaten geltenden Höchstgrenzen zur Berechnung der Mehrwertsteuer des Verkäufers erreichen. In beiden Fällen sind diese Umstände im Einzelfall zu analysieren.

b) Geschäftskunden in der EU mit gültiger NIF-IVA

Verfügt Ihr Geschäftskunde über eine gültige Umsatzsteuer nummer (NIF-IVA), können Sie die Rechnung in Anwen dung der Umkehr der Steuerschuldnerschaft ohne spanische Umsatzsteuer ausstellen. Dieser Vorgang ist besonders wich tig, damit der Kunde im eigenen Land die selbst zu zahlende Umsatzsteuer als Vorsteuer absetzen kann und es somit zu keiner tatsächlichen Umsatzsteuerlast kommt. Da es sich um eine Steuerbefreiung in Spanien handelt, ist dieser Umstand ausdrücklich in der Rechnung zu vermerken: „Umsatzsteuer schuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

c) Kunden außerhalb der EU

Sowohl der Export von Produkten als auch der Export von Dienstleistungen ist grundsätzlich umsatzsteuerbefreit. Im Fall von Dienstleistungen wird nicht zwischen Privat- und Geschäftskunden, sondern zwischen Ausführung im Inland und Ausführung im nicht EU-Ausland unterschieden. Wird die Dienstleistung in Spanien ausgeführt ist sie grundsätzlich weiterhin umsatzsteuerpflichtig. Um den Ausführungsort zu bestimmen, kann grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass dieser im Ausland liegt, wenn der Kunde seine Geschäftsadresse im Ausland hat und die Leistung elektronisch (Internet, Telefon, Home-Office usw.) erbracht wurde. Typische Fälle sind hier: Unternehmensberatung, Buchführung, Übersetzungen usw.

Nur für den Fall, dass die Leistung tatsächlich im Inland erbracht wird (Beispiel: Stadtführung eines Touristen mit Wohnsitz in der Schweiz) oder die Leistung im Zusammenhang mit einer in Spanien liegenden Immobilie erbracht wird (Immobilienmakler, Anwälte usw.) ist trotz Wohnsitz des Kunden im Nicht- EU- Ausland die spanische Mehrwertsteuer zu berechnen.

Zusammenfassung Rechnungsstellung:

Kunde in Spanien

Privatkunden = + 21% IVA

Geschäftskunden = + 21% IVA – ggf. 15% Rückstellungen

Kunde in der EU

Privatkunden = + 21% IVA

Geschäftskunden = Ohne IVA (Umsatzsteuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)

Kunde ausserhalb der EU

Leistungserbringung im Inland = + 21 % IVA

Leistungserbringung im Ausland = Ohne IVA (Export von Dienstleistungen)

Es gelten Besonderheiten für Unternehmen auf den Kanaeren. In jedem Fall ist es hier zu empfehlen zusammen mit Ihrem Buchführer die verschiedenen Rechnungsvordrucke zu erstellen und vor dem Versand prüfen zu lassen.

B) Erhaltene Rechnungen

Damit Ausgaben als Werbungskosten in Spanien von der Steuer abgesetzt werden können, müssen diese grundsätzlich der wirtschaftlichen Aktivität zuzuschreiben sein, in der Buchführung gebucht und durch die entsprechende Rechnung (Facturas) gerechtfertigt sein.

Im Gegensatz zu anderen Ländern wie z. B. Deutschland oder Österreich, existieren in Spanien so gut wie keine automatisch anwendbaren Pauschalen und die Rechtfertigung der Ausgaben über Quittungen (Recibos) ist stark beschränkt. Auch wenn hinsichtlich der verschiedenen Steuern (hauptsäch lich Einkommen- und Umsatzsteuer) in einigen Fällen Ausnahmen bestehen, sind grundsätzlich immer die genannten drei Voraussetzungen zur Absetzbarkeit zu erfüllen:

1. Die Ausgabe ist direkt der wirtschaftlichen Aktivität zu zuschreiben (afecto).

2. Die Ausgabe ist entsprechend in der Buchführung regis triert.

3. Die Ausgabe kann über eine Rechnung (Factura) belegt werden.

Gerade dieser letzte Punkt führt in der Praxis zu einem vergleichsweise hohen Verwaltungsaufwand, da Rechnungen mindestens Ihren Namen, Ihre Steuernummer, Ihre Adresse und die Umsatzsteuer beinhalten sollten. Werden „Tickets“ oder „Facturas simplificadas“ eingereicht, ist es wahrscheinlich, dass das Finanzamt diese nicht anerkennt. Allgemein ist auf die Notwendigkeit hinzuweisen alle Werbungskosten durch die entsprechende, vollständige Rechnung zu belegen.Tickets, Zahlungsbelege, Kontobewegungen usw. werden vom Finanzamt grundsätzlich nicht anerkannt und sollten somit nur in Ausnahmefällen in die Buchführung aufgenommen werden.

Belege die nicht den Rechnungsteller, den Kunden und die Mehrwertsteuer enthalten, können in keinem Fall berücksichtigt werden. Sollten Rechnungen oder Tickets in einer fremden Währung erstellt werden, ist immer der Eurobetrag und der Wechselkurs zu vermerken. Um späteren Problemen vorzubeugen, empfiehlt es sich somit immer und überall eine vollständige Rechnung zu verlangen.

Die Werbungskosten können grundsätzlich wie folgt unterteilt werden:

1. Dienstleistungen und Verbrauchsgüter

Werbung, Hosting, Versicherungen, Kontoführungsgebühren, Transport, Gegenstände die frei abgeschrieben werden können (bis 300€) usw.

2. Dienstleistungen von Freiberuflern

Dienstleistungen von Freiberuflern (Anwälte, Steuerberater, Wirtschaftler, Makler usw.) werden in Spanien in der Buchhaltung von anderen Dienstleistungen getrennt, da diese Dienstleister über Ihre Honorare die sogenannten „Rückstellungen“ (Retenciones) zu bilden haben. In den Rechnungen ist hier ein Abzug von 15% oder 7% vermerkt, der dann vierteljährig zugunsten des Dienstleisters beim Finanzamt einzuzahlen ist (Modelo 111). Kanzleien die als Gesellschaften agieren, sind hiervon nicht betroffen.

3. Mietkosten

Mietkosten sind komplett absetzbar, wenn es sich beim Mietobjekt um ein für die Aktivität notwendiges Lokal oder Büro handelt. In diesen Fällen ist die Miete umsatzsteuerpflichtig, womit in Ihrem Mietvertrag Umsatzsteuer ausgewiesen werden sollte. Handelt es sich bei dem Vermieter des Weiteren um eine Privatperson, hat der Mieter wiederum „Rückstellungen“ zu bilden und diese vierteljährig beim Finanzamt einzuzahlen (Modelo 115). Auch dieser Umstand sollte im Vertrag erwähnt und in den Zahlungsbelegen vermerkt sein. Vermieten Sie als Gesellschafter die Räumlichkeiten an die eigene Gesellschaft, ist auch hier Umsatzsteuer abzuführen und Sie haben sich als Vermieter beim Finanzamt anzumelden.

4. Strom, Wasser, Internet und Telefon

Für Gesellschaften sind diese Ausgaben grundsätzlich voll absetzbar, wobei die Absetzbarkeit dieser Werbungskosten bei Selbständigen davon abhängt, ob Sie die Aktivität in Ihrer privaten Wohnung oder in einem getrennten Lokal oder Büro aus üben.

a) Getrenntes Lokal oder Büro

Wird die Aktivität aus einem getrennten Lokal oder Büro ausgeübt (Miete oder Eigentum) sind diese Kosten ohne Umstände komplett absetzbar. Befindet sich das Büro, zwar räumlich getrennt, aber in unmittelbarer Nähe zu Ihrer Wohnung haben Sie grundsätzlich getrennte Zähler bzw. Verträge vorzuweisen (einen privat und einen geschäftlich).

b) Lokal oder Büro in der eigenen Wohnung

Wird die Aktivität von zuhause ausgeübt, können die Kosten anteilig für die geschäftlich genutzte Fläche abgesetzt werden. Wohnen Sie zur Miete, benötigen Sie hinsichtlich der Absetzbarkeit zwei verschiedene Mietverträge (einen mit und einen ohne Umsatzsteuer). Sind Sie Eigentümer der Wohnung und haben in dieser Ihr Arbeitszimmer oder wohnen Sie zur Miete und verfügen über zwei getrennte Mietverträge, können grundsätzlich 30% der als Büro genutzten Fläche abgesetzt werden. Beträge die Fläche Ihres Büros z. B. 40% der Gesamtfläche Ihrer Wohnung, können Sie 12% (40% x 30%) der genannten Kosten absetzen.

 5. Handy

Bei Gesellschaften sind diese Kosten ebenfalls voll absetzbar, wobei im Fall der Selbständigen sowohl die Anschaffungs- als auch die monatlichen Kosten grundsätzlich auch dann abgesetzt werden, wenn die Aktivität von zuhause oder nicht von einem festen Arbeitsplatz ausgeübt wird, aber auch hier gelten die Beschränkungen des vorherigen Abschnittes. Damit die Kosten komplett abgesetzt werden können, ist nachzuweisen, dass das Handy ausschließlich zu Geschäftszwecken genutzt wird. Diese ausschließliche Nutzung kann durch das vorhanden sein einer zweiten privaten Handynummer nachgewiesen werden.

6. Abschreibungen und Finanzierungskosten

Werden für die Aktivität notwendige Gegenstände gekauft, die einen Kaufpreis von mehr als 300€ haben, sind diese grundsätzlich als Investitionsgüter zu buchen und somit über mehrere Jahre verteilt vierteljährig abzuschreiben. Die Kosten können somit nicht direkt dem Anschaffungsjahr zugerechnet werden und mindern somit lediglich anteilig den Gewinn. Als Finanzierungskosten können grundsätzlich Zinsen und Bankgebühren abgesetzt werden. Als Beispiel kann die Hypo thek des Büros oder der Leasingvertrag des Fahrzeuges dienen.

7. Eigene tägliche Verpflegung

Seit 2018 können pro Arbeitstag 26,67€ als eigene Verpflegung abgesetzt werden, wenn die Verpflegung in Restaurants stattfindet, eine Rechnung vorliegt und die Zahlung elektronisch z.B. per Bank- oder Kreditkarte abgewickelt wird. Auch wenn es vom Finanzamt hierzu noch keine eindeutige Stellungnahme gibt, scheint es im Sinne des Gesetzes zu sein, dass in diesen Fällen eine Quittung (Ticket) zusammen mit dem Zahlungsbeleg ausreicht. Um sicher zu sein, wäre auch hier jedes Mal eine vollständige Rechnung zu verlangen.

8. Reisekosten und Verpflegung

Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln können grundsätzlich voll abgesetzt werden, wobei das Finanzamt bei einer Prüfung einen Nachweis über die gewerbliche Notwendigkeit der Reise verlangen kann. Reisen Sie in Ihrem eigenen privaten Fahrzeug, Waren- und Personenbeförderung ausgenommen, können Sie grundsätzlich in der Einkommensteuer weder die laufenden Kosten des Fahrzeuges noch die Kosten der Beförderung (Benzin) absetzen. Werden diese Kosten abgesetzt, ist die gewerbliche Nutzung des Fahrzeuges und die gewerbliche Notwendigkeit der Reise detailliert nachzuweisen. Hinsichtlich der Umsatzsteuer können die Kosten ohne weitere Nachweise zu 50% abgesetzt werden, wenn Sie formell über die entsprechende Rechnung verfügen. Hinsichtlich der Kosten für Hotels und Verpflegung, können diese mit Rechnung ohne Umstände abgesetzt werden, wobei die letzteren innerhalb der folgenden Höchsgrenzen zu liegen haben:

9. Geschäftsessen

Geschäftsessen sind in Spanien eine der umstrittensten Ausgaben hinsichtlich der Anerkennung als absetzbare Werbungskosten vor dem spanischen Finanzamt. Grundsätzlich sind diese Kosten auf 1% des Jahresumsatzes begrenzt und sollten immer über die entsprechende Rechnung nachgewiesen werden können. Neben den allgemeinen Daten ist es zu empfehlen in der Rechnung den Anlass und die Tischgäste angeben zu lassen.

10. Private Krankenversicherung

Auch wenn Selbstständige in Spanien automatisch gesetzlich über die Seguridad Social krankenversichert sind, entscheiden sich viele dazu eine zusätzliche private Krankenversicherung abzuschließen. Die eigenen Beiträge, die Beiträge des Ehepartners und die Beiträge von unter 25-jährigen Kindern sind hierbei voll absetzbar, wobei die jährliche Grenze bei 500 Euro pro Person liegt. Für Gesellschafter und Geschäftsführer im RETA (über 50% des Stammkapitales) sind diese Freibeträge gemäß der aktuellen Interpretation der TGSS nicht mehr absetzbar. Da diese neue Auslegung möglicherweise diskriminierend ist, sollte geprüft werden ob weiterhin eine Absetzbarkeit angewandt wird.

11. Weitere Werbungskosten

Bücher, Kurse, Seminare, Veranstaltungen, Büromaterial usw.

12. Schwer zu rechtfertigende Werbungskosten

Selbständige die die vereinfachte umsatzbezogene Berechnungsmethode (estimación directa simplificada) nutzen, können vom vorläufigen Gewinn (Einnahmen – Ausgaben) den festen Satz von 5% absetzen, wobei hier die jährliche Höchstgrenze bei 2.000 Euro liegt.

13. Absetzbar ohne Rechnung

Neben den in den vorherigen Abschnitten angesprochenen Ausnahmen, können die folgenden Ausgaben grundsätzlich auch ohne vollständige Rechnung abgesetzt werden:

✓ Der eigene Sozialversicherungsbeitrag.

✓ Private Krankenversicherungen und Bankgebühren.

✓ Gehälter von Angestellten.

✓ Einige der im Ausland getätigten Ausgaben (Beleg mit Umsatzsteuersatz und Kartenzahlung)

Hinweis zur Absetzbarkeit der im Ausland angefallenen Umsatzsteuer

Die in den Werbungskosten enthaltene Umsatzsteuer kann grundsätzlich immer dann direkt abgesetzt werden, wenn der Rechnungssteller in Spanien sitzt oder die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft angewandt wurde. Da diese Umkehrregelung jedoch lediglich auf europäische Rechnungen angewandt werden kann und einige lokale Leistungen hiervon direkt ausgeschlossen sind, kann es durchaus passieren, dass Sie Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer erhalten. Beispiele dieser grundsätzlich in Spanien absetzbaren Werbungskosten, die lokale ausländische Umsatzsteuer enthalten, sind z. B: Hotelrechnungen, Fahrzeugmiete, lokale Verkehrsmittel, Teilnahme an Kursen und Seminaren, usw.

a) in der EU: Da es sich um eine im Ausland vom Rechnungssteller eingezahlte Umsatzsteuer handelt, ist diese grundsätzlich nicht ab setzbar in Spanien. Diese Rechnungen sind meistens einfach zu identifizieren, da sie neben dem Ausstellort im Ausland meistens einen in Spanien nicht möglichen Umsatzsteuersatz beinhalten (z. B. 19% in Deutschland). Zur Rückerstattung dieser Umsatzsteuer kann eine spezielle Steuererklärung (Modelo 360) genutzt werden.

b) in Drittländern: Sind die Werbungskosten in Drittländern angefallen, kann die Umsatzsteuer lediglich zurückerstattet werden, wenn zwischen Spanien und dem Drittland eine entsprechende Vereinbarung besteht (derzeit mit Kanada, Japan, Monaco, Schweiz, Israel und Norwegen). Kann die Umsatzsteuer aufgrund des fehlenden Abkommens nicht zurückverlangt werden, ist diese im Rahmen der Einkommensteuer absetzbar und entspricht somit dem gesamten Rechnungsbetrag.

Beispiel:

Hotelbesuch von 100€ + MwSt.

a) Hotelbesuch in Spanien (100€ + 21€ MwSt.)

a. 100€ absetzbar über die Einkommensteuer (mindert das Ergebnis des Modelo 130)

b. 21€ absetzbar über die Umsatzsteuervoranmeldung (min dert das Ergebnis des Modelo 303

b) Hotelbesuch in Deutschland (100€ + 19€ MwSt.)

a. 100€ absetzbar über die Einkommensteuer.

b. 19€ nicht absetzbar (lediglich über die spezielle Steuerer klärung Modelo 360)

c) Hotelbesuch in den USA (100$ + 16$ MwSt.)

a. 100$ absetzbar über die Einkommensteuer (mindert das Ergebnis des Modelo 130).

b. 16$ ebenfalls absetzbar über die Einkommensteuer (min dert das Ergebnis des Modelo 130).

Eine sorgfältige und genaue Buchführung sowie die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen gewährleisten nicht nur die steuerliche Absetzbarkeit von Werbungskosten, sondern auch die Vermeidung potenzieller rechtlicher und finanzieller Konsequenzen. Es ist empfehlenswert, regelmäßig die Unterstützung durch einen Buchhalter oder Steuerberater in Anspruch zu nehmen, um die steuerlichen Verpflichtungen ordnungsgemäß zu erfüllen und alle möglichen Absetzbarkeiten optimal zu nutzen. So können Unternehmen ihre finanziellen Ressourcen effizient verwalten und gleichzeitig rechtliche Sicherheit gewährleisten. 

Christoph Sander
Rechtsanwalt & Steuerberater, Geschäfsführender Partner
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