Onlinehandel und OSS (One-Stop-Shop)

Der Online-Handel, als Modalität des Einzelhandels, kennzeichnet sich durch automatisierte Vorgänge und internationale Absatzmärkte. Gerade in der EU ermöglicht es der One Stop Shop (OSS) auch kleinen und mittelständischen Unternehmen Produkte in der EU zu verkaufen, ohne hierzu eine komplizierte und kostenspielige lokale Verwaltung aufbauen zu müssen, da so keine lokale Umsatzsteuerregistrierung mehr vornemhmen ist. 

 In diesem Zusammenhang gibt es bestimmte wichtige Besonderheiten in Bezug auf Buchhaltung und Steuern:

Was die Buchhaltung angeht, ist zu beachten, dass eine manuelle Erfassung der einzelnen Verkäufe anhand von Einzelbuchungen in der Praxis oftmals nicht mehr möglich ist, da die Verkäufe Tausende von Transaktionen pro Monat erreichen können und der Verwaltungsaufwand und die damit verbunden Kosten nicht tragbar wären. Aus diesem Grund haben wir ein System entwickelt, mit dem wir die Buchungen der Verkäufe anhand von Listen im Excel-Format automatisieren können. Sie stellen uns die Daten im Excel-Format zur Verfügung (die Standardvorlage finden Sie im Anhang) und wir kümmern uns um die Buchung aller Vorgänge.

Hinsichtlich der Besteuerung, ist der Online-Handel durch eine hohe Komplexität bei der Verwaltung der Mehrwertsteuer gekennzeichnet. Diese Steuer wird grundsätzlich im Land des Käufers fällig und alle Mehrwertsteuersätze über das One Stop Shop “OSS” -System (Ventanilla Única) je nach Land des Käufers berechnen und abgeführt.

Der Hauptvorteil dieses OSS-Systems besteht darin, dass keine Mehrwertsteuerregistrierung mehr in jedem Land der einzelnen Käufer erforderlich ist, wenn die Produkte aus Spanien versandt werden. Durch diesen Mechanismus werden alle ausländischen Mehrwertsteuern über Spanien abgeführt und der Verwaltungsaufwand durch Umsatzsteuerregistrierungen in verschiedenen Ländern stark reduziert. Automaitisierte Systeme oder Verkaufsplatformen wie Amazon übernehmen die Rechnungstellung und die Verkäufe können automatisiert von vielen Buchhaltern direkt in die Buchaltungsoftware übernommen werden.

Der Nachteil besteht darin, dass bei der Einfuhr von Waren nach Spanien die gesamte Einfuhrumsatzsteuer beim Zoll zu entrichten ist, während bei Verkäufen die ausländische Mehrwertsteuer gezahlt wird und daher nicht mit der spanischen Vorsteuer verrechnet werden kann. Da die Erstattung dieser Vorsteuer nur im letzten Quartal erfolgen kann, müsste das Unternehmen in der Praxis über ausreichende Liquidität oder Finanzmittel verfügen, um bis zu anderthalb Jahre auf die Erstattung der Vorsteuer auf Einkäufe (Inlandskäufe oder Importe nach Spanien) zu warten. Mit steigendem Umsatzvolumen wird diese Option immer unrentabler.

Die Alternative besteht darin, sich freiwillig (ab einem Umsatzvolumen von 6 Mio. € obligatorisch) dem REDEME-System (Register für die monatliche Mehrwertsteuerrückerstattung) und dem SII (Sofortige Übermittlung von Umsatzsteuerinformationen) anzumelden, wodurch Händler monatlich Umsatzsteuerrückerstattungen erhalten können und somit nicht bis zum Jahresende warten müssen. Dazu werden dann monatliche Umsatzsteuererklärungen (Modelo 303) eingereicht und die Rechnungsdaten sind nahezu in Echtzeit elektronisch zu übermitteln. Je nachdem ob die Rechnungen von Ihnen oder einem Dritten (z.B. Amazon) ausgestellt werden, haben Sie uns die Daten einmal in der Woche zu übermitteln (alle 7 Tage).  Obwohl der Verwaltungsaufwand höher ist, ist diese Lösung für den Online-Handel oftmals sehr vorteilhaft, da die Mehrwertsteuerrückerstattung für Einkäufe nicht finanziert werden muss. Weitere Einzelheiten hierzu in Anhang.

Wie funktioniert die Verwaltung in der Praxis:

Unsere Buchhaltungssoftware ist so eingerichtet, dass die von Online-Verkaufsplattformen (z. B. Amazon) bereitgestellten Berichte direkt zur Verbuchung der Ausgangsrechnungen genutzt werden können. Hierfür verwenden wir einen Datenimport. Sie haben uns lediglich den entsprechenden Bericht direkt aus der Plattform zur Verfügung stellen, der die erforderlichen Angaben enthält, wie z. B.: Rechnungsdatum, Umsatzsteuersatz, Währung, Gesamtbeträge, Steuergrundlagen, Umsatzsteuerbeträge, Angabe zur spanischen Umsatzsteuer der Gesellschaft oder – falls Lager in anderen EU-Ländern bestehen – zu weiteren Umsatzsteuern, Umsatzsteuer auf ausgestellte Rechnungen, gegebenenfalls den Namen des Kunden, die Postleitzahl sowie das Bestimmungsland. 

Unser Beispiel zur Datenaufnahme finden Sie unter: https://sspartners.es/docs/oss

Auf Basis dieses Berichts ist es nicht erforderlich, uns die ausgestellten Rechnungen als PDF zu übermitteln. Es ist jedoch wichtig, dass diese Rechnungen aufbewahrt und mindestens sechs Jahre lang archiviert werden, um den Vorgaben des Handelsgesetzbuches und der Allgemeinen Abgabenordnung zu entsprechen.

Seitens unserer Kanzlei helfen wir Ihnen gern bei der Analyse Ihrer konkreten Situation, nehmen für Sie notwendige Verwaltungsakte vor und helfen Ihnen auch gern bei der Abgabe der entsprechenden Steuererklärungen. Bei Interesse oder konkreten Fragen zum Thema stehen wir Ihnen gern per Mail oder telefonisch in deutscher Sprache zur Verfügung.

Autor: 

Christoph Sander
Rechtsanwalt & Steuerberater, 
Geschäfsführender Partner
info@sspartners.es
Tel: (+34) 951 12 13 06
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